القرارات المتعلقة بالاستثمار في التكنولوجيا: 10 أسئلة أساسية

 تتوفر التكنولوجيات الجديدة من أجل مساعدة جهات تقديم خدمات التمويل الأصغر على تحسين كفاءتها ومتابعة سير عملياتها بصورة أكثر دقة بالإضافة إلى زيادة الشفافية وكذا الوصول بخدماتها إلى عملاء جدد؛ وتجتهد مؤسسات التمويل الأصغر في اختيار التكنولوجيات المناسبة من أجل تحقيق أقصى درجات الاستفادة من استثماراتها.

وتثير هذه الأسئلة قضايا مهمة مثل أسباب تطبيق التكنولوجيا، والبدائل التي يمكن وضعها في الاعتبار والنتائج المتوقعة. وينبغي الانتباه إلى أنه يجب في البداية أن تكون المؤسسة على دراية كاملة بإستراتيجية العمل الأساسية الخاصة بها قبل أن تتمكن إدارتها من تقييم أي من أنواع الاستثمار تقييماً دقيقاً. ويمكن للاستشاريين المستقلين المتخصصين استخدام هذه الإستراتيجية من أجل وضع وثيقة توضح احتياجات المؤسسة من التكنولوجيا، كما يمكنهما رفع توصيات بشأن أي استثمار مباشرةً إلى مجلس إدارة تلك المؤسسة أو جهاز إدارتها العليا.

1. كيف يساعد هذا الاستثمار في تطوير إستراتيجية العمل الأساسية الخاصة بالمؤسسة؟ وهل تم تحديد ذلك كاستثمار حاسم الأهمية من خلال تقييمٍ شمل كامل المؤسسة للتعرف على الاحتياجات التكنولوجية؟
2. ما هي خبرة المؤسسات المماثلة، في هذا البلد أو في أي بلد آخر، قام باستخدام التكنولوجيا من أجل إيجاد حل لهذه المشكلات؟ ما هي المناهج البديلة، بما في ذلك استئجار التجهيزات مقابل مدفوعات دورية أو لفترة محددة، أو استخدام إصدارات أقدم من البرمجيات أو تجهيزات الحاسوب، أو اختيار منتجات تكنولوجية محلية عالية الجودة، أو أداء المهام يدوياً؟
3. ما هي المعايير والإجراءات (على سبيل المثال: عطاء مفتوح أو الرجوع إلى جهات سبق لها استخدام هذه التكنولوجيا) التي تم استخدامها من أجل اختيار هذه التقنية التكنولوجية بالتحديد وهذا الموَّرد، وذلك من بين ثلاثة بدائل على الأقل؟ هل شملت وثيقة متطلبات التكنولوجيا أو طلب استدراج العروض تفصيلاً وافياً، بما في ذلك مساهمات جميع الموظفين المعنيين في المؤسسة؟ وهل قام أحد الاستشاريين المستقلين بعمل مراجعة شاملة للتأكد من إحاطة هذه الوثيقة أو الطلب بجميع التفاصيل، مما يساعد على ضمان عدم وقوع أية خلافات مع الموَّرد حول النتائج ونوعية الأداء المحددة التي تتوقعها المؤسسة؟
4. ما هي قدرة الموَّرد على تقديم الدعم الفني؟ هل تعتمد المؤسسة على موَّرد التكنولوجيا نفسه من أجل الحفاظ على النظام الذي تقوم بشرائه، أم هل يستطيع موردون آخرون تحسين هذا المنتج؟ وهل ستمتلك المؤسسة هذا المنتج وتتمتع بحق إجراء التعديلات عليه كي يتناسب واحتياجاتها المتغيرة مع مرور الوقت؟
5. كيف ستقوم المؤسسة بتغيير إجراءات العمل الأساسية من أجل ضمان الاستفادة بشكل كامل من التكنولوجيات الجديدة، بحيث لا يتحقق للمؤسسة مجرد تحسينات هامشية من حيث الكفاءة أو من حيث الكم؟ كيف ستساعد المؤسسة الموظفين والعملاء على التكيّف مع الإجراءات الجديدة واعتماد هذه التكنولوجيا؟
6. من سيقوم بإدارة هذا المشروع، وهل يتمتع هذا الشخص بالمهارات والخبرة المطلوبة للاضطلاع بهذه المهمة؟ هل تحتاج المؤسسة إلى الاستعانة باستشاريين متخصصين من خارجها من أجل تقديم الإرشاد والتوجيه خلال مرحلة التنفيذ؟
7. ما هو إجمالي تكلفة هذا المشروع، بما في ذلك تجهيزات الحاسبات الآلية والبرمجيات وإدارة المشروع بالإضافة إلى الخدمات الاستشارية وتكلفة التشغيل، وكذا تكلفة وقت الموظفين وتدريبهم (التي قد تتراوح ما بين 3 إلى 6 أضعاف التكلفة الخاصة بتجهيزات الحاسبات الآلية والبرمجيات)؟ وهل يعتبر حجم الاستثمار معقولاً عند مقارنته بإجمالي الأصول، أو بمصروفات التشغيل السنوية؟
8. ما هي المزايا الكميَّة التي تتوقع المؤسسة تحقيقها عند بلوغ النقاط البارزة المحددة أثناء المشروع التجريبي، وبمجرد الانتهاء منه؟ وما هي المؤشرات التي سيتم استخدامها من أجل تقييم التقدم والنجاح أو الفشل؟
9. ما هو العائد المتوقع على هذا الاستثمار، مع الأخذ بالاعتبار المنافع الكميَّة المتحققة وإجمالي التكاليف؟
10. ما هي الخطوة التالية أو الاستثمار اللاحق إذا ما نجح هذا المشروع التجريبي؟ وكم عدد الأشهر، أو السنين، التي يمكن خلالها استخدام التجهيزات أو البنية الأساسية التي ستقوم المؤسسة بشرائها؟ وما النتائج المترتبة في حال رفض هذا العرض؟